Home Arbeitsplätze

Warum man nicht von Homeoffice sondern von „mobilem Arbeiten“ sprechen sollte.

Andreas Pohl, Geschäftsführer von Pohl Consulting Team GmbH und Leiter der comTeam Arbeitsgruppe Datenschutz und Informationssicherheit

Vieles hat sich in den vergangenen Monaten verändert. Die Corona Pandemie hat Deutschland fest im Griff und damit erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Zahlreiche Unternehmen haben in dieser Phase reagiert und Mitarbeitern das mobile Arbeiten ermöglicht. Wir haben mit Andreas Pohl, Geschäftsführer von Pohl Consulting Team GmbH und Leiter der comTeam Arbeitsgruppe Datenschutz und Informationssicherheit und seinem Mitarbeiter Lutz Mönig über die aktuelle Situation gesprochen. Wie muss das Thema Datenschutz im Homeoffice und beim mobilen Arbeiten aktuell und in Zukunft in den Unternehmen umgesetzt und verankert werden?

Das mobile Arbeiten setzt gewisse Anforderungen zum datenschutzkonformen Arbeiten voraus. „Aktuell gilt die Rechtfertigung des Notstands“, erklärt Andreas Pohl. „Firmen haben in dieser außergewöhnlichen Zeit das berechtigte Interesse der Fortführung der Arbeit.“ Der Zeitrahmen, in dem die datenschutzrechtlichen Grundlagen aufgrund der Pandemie gelockert werden, muss jedoch der Zeit angemessen bleiben. Doch spätestens, wenn dauerhaft Lockerungen beschlossen werden, muss auch eine DSGVO-konforme Vereinbarung mit den Mitarbeitern für das mobile Arbeiten und das im Homeoffice getroffen werden. „Sofern nicht mit personenbezogenen Daten oder Sozialdaten hantiert wird, ist das mobile Arbeiten und die Arbeit im Homeoffice unkritisch“ erklärt Lutz Mönig. Sobald aber Daten mit Personenbezug im Spiel sind, müssen klare Richtlinien umgesetzt werden, um datenschutzkonform zu arbeiten.

Arbeiten im Homeoffice Generell gilt es, mobiles Arbeiten und Homeoffice zu unterscheiden, denn der Heimarbeitsplatz muss spezielle Kriterien erfüllen. „Für ein datenschutzkonformes Homeoffice sollte ein separates Arbeitszimmer in der Wohnung existieren, das sich jederzeit abschließen lässt. Für Unterlagen und Datenträger ist zudem ein abschließbarer Schrank am Heimarbeitsplatz unabdingbar“, erklärt Pohl.

Um möglichen rechtlichen Problemen aus dem Weg zu gehen, ist eine vertragliche Regelung über die Tätigkeit im Homeoffice dringend zu empfehlen. Eine solche finden Sie im Partnerbereich auf der comTeam Webseite, angefertigt durch unseren Rechtsanwalt Andreas Göbel.

Technische Ausstattung und Gefahren beim mobilen Arbeiten

„Für die technische Ausstattung empfehlen wir dringend, dass diese ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird.“ Von dem beliebten Thema „Bring Your Own Device (BYOD)“ kann Andreas Pohl nur abraten. „Hier gibt es zahlreiche Gründe, weshalb wir Firmen vor dieser Praxis warnen. Im Fokus steht hier vor allem das Thema Security. Denn fehlende Securityupdates bergen ein großes Risiko für die Firma. „Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen eines Tages verlassen, besteht zudem kein Herausgabeanspruch der Daten“, warnt Lutz Mönig. Um ganz sicher zu sein, sollten technische Geräte daher immer reine Arbeitsgeräte sein, die der Arbeitgeber ausschließlich für berufliche Zwecke zur Verfügung stellt.

Voraussetzungen für das mobile Arbeiten schaffen

  • Vereinbarung mit dem Mitarbeiter zur Datenverarbeitung und Datenschutz
  • Ausschließliche Verwendung firmeneigener Geräte mit einer entsprechenden Policy
  • Der Zugriff auf Systeme des Arbeitgebers mit einem gesicherten Internetanschluss über VPN oder einer Firewall ohne Einwahlverfahren
  • Regelmäßige Schulung und Sensibilisierung zum Thema Datenschutz
  • Festplattenverschlüsselung
  • Der Arbeitnehmer sollte keinen externen privaten Datenträger an den Arbeitsrechner anschließen.
  • Klare Arbeitsanweisungen
  • Mobiles Arbeiten mit Sichtschutzfolie

Gerade im Bereich des Datenschutzes gibt es immer wieder Anpassungen und Erweiterungen. Daher sind ein regelmäßiger Austausch und Schulungen nötig. Interessierte comTeam Partner treffen sich regelmäßig bei der AG Datenschutz und Informationssicherheit, um aktuelle Themen zu besprechen. Die AG steht allen interessierten Partnern offen. Bei Interesse melden Sie sich bei Frank Kautz.

AG Datenschutz

Frank Kautz Tel. +49 211 4156 767 fkautz@comteam.de