smao: Dein KI-Assistent für reibungslosen Kundenservice
Frustrierte Kunden durch lange Wartezeiten, verpasste Rückrufe und unnötige Rückfragen? Für viele IT-Systemhäuser ist genau das Alltag. Während Supportteams versuchen, den Ansturm zu bewältigen, gehen wertvolle Ressourcen in der Bearbeitung von Standardanfragen verloren. Komplexe Fälle bleiben liegen, Kunden warten und die Servicequalität leidet.
Genau hier setzt smao an. Der KI-gestützte Telefonassistent sorgt dafür, dass Supportprozesse effizient, strukturiert und zuverlässig funktionieren.
Wenn der Support an seine Grenzen stößt
Viele IT-Systemhäuser kämpfen im Arbeitsalltag mit ähnlichen Herausforderungen. Supportanfragen kommen kontinuierlich rein, gleichzeitig sorgen organisatorische Engpässe dafür, dass Abläufe ins Stocken geraten.
- Ausfälle in der Disposition Ist der Disponent krank oder im Urlaub, bleiben Anfragen schnell liegen. Kunden erreichen niemanden oder ihre Anliegen werden erst verspätet aufgenommen.
- Unterschiedliche Ticketqualität Je nachdem, wer den Anruf entgegennimmt, fallen Tickets mal sehr ausführlich, mal zu knapp aus. Fehlen wichtige Informationen, muss der First-Level-Support nachhaken.
- Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten Außerhalb der Öffnungszeiten bleiben viele Anrufe unbeantwortet oder werden erst verspätet erfasst. Kunden müssen warten und wichtige Anliegen erreichen den Support nicht rechtzeitig.
- Zeitaufwendige Standardprozesse Ein großer Teil der Supportressourcen fließt in wiederkehrende Aufgaben wie Ticketaufnahme, Rückfragen oder Dokumentation.
Kurz gesagt: Viele IT-Systemhäuser investieren viel Energie in Prozesse, die eigentlich automatisiert werden könnten.
smao übernimmt sofort und rund um die Uhr
Mit smao bieten wir eine Lösung, die genau diese Lücke schließt. Die Telefon-KI nimmt eingehende Anrufe sofort entgegen, strukturiert die Kundenanliegen und erstellt automatisch ein vollständiges Ticket. Dabei orientiert sich smao am realen Störungsaufnahmeprozess des jeweiligen Systemhauses. Der Assistent stellt gezielte Rückfragen, sammelt alle relevanten Informationen und sorgt dafür, dass Supportmitarbeiter sofort mit einer sauberen Datengrundlage arbeiten können.
Das Ergebnis: strukturierte Tickets, weniger Rückfragen und deutlich schnellere Bearbeitung.
Nahtlose Integration in bestehende Systeme
Ein entscheidender Vorteil von smao ist die direkte Integration in gängige Ticketsysteme. Tickets können automatisch in Systeme wie TANSS, Autotask, Venabo, Freshdesk oder Jira übertragen werden. Sollte keine direkte Schnittstelle vorhanden sein, lassen sich Tickets über Webhooks oder E-Mail-Import ebenfalls problemlos übergeben. Zusätzlich unterstützt smao CRM-Integrationen, beispielsweise mit SAP, HubSpot oder Salesforce. Alternativ kann auch eine aktuelle Kundenliste hochgeladen werden, sodass der Assistent Anrufer anhand ihrer Telefonnummer identifiziert.
Mehr Effizienz für dein Supportteam
Standardanfragen werden automatisch beantwortet, Tickets sauber vorbereitet und sofort im System erfasst. Dadurch können sich Mitarbeitende auf das konzentrieren, was wirklich zählt.
- Ressourcen freisetzen Supportteams konzentrieren sich auf anspruchsvolle Fälle
- Kosten senken Weniger manuelle Ticketaufnahme und geringere Supportkosten
- Qualität sichern Strukturierte Tickets und konsistente Antworten
- Supportniveau steigern Sofortige Hilfe beim ersten Anruf, mehrsprachige Hotline
- Transparenz schaffen Wertvolle Analytics über Supportanfragen und Prozesse
Datenschutz? Selbstverständlich.
Gerade im IT-Umfeld ist Vertrauen entscheidend. Deshalb wurde smao von Anfang an DSGVO-konform entwickelt. Die Lösung wird in der EU gehostet und nutzt keine Kundendaten zum Training von KI-Modellen. Unternehmen behalten jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten.